インターンシップの受付は何分前に行うべき？インターン会場でのマナーを解説！

インターンシップに行くときに、気になるのは時間に関する決めごとや受付や会場でマナーです。インターンシップは、就活を検討していこうと思っている企業であることが多いので、インターンシップ担当者に悪い印象を与えたくありません。

そこで今回は、インターンシップの受付に行く時の時間や、受付や会場でマナーをわかりやすく解説します。

インターンシップの受付は何分前に行うべき？

インターンシップに行くときには、ビジネスマンとして守るべき時間の決めごとを理解して守っていく必要があります。時間に対する対応の基本は、相手方のリクエストに応じて最適な時間に訪問することです。

受付時間指定がある場合

インターンシップの案内に、受付時間と開始時間が記載されている場合は、受付時間から開始時間までに会場に到着しましょう。具体的には受付を済ませて開始時間の10分前にはインターンシップ会場に入って開始を待つように時間を調整します。

たとえば、受付時間が15時で開始時間が16時の場合、15時以降に受付に到着して受付手続きを済ませ、15時50分には会場に入室して着席し、16時の開始を待つということになります。

ただし、開始時間の15分前までに会場に入るように指示があった場合は、15時45分には会場に入室して着席しておく必要があります。

開始時間しか知らされてない場合

受付時間の指定がなく、開始時間の情報しか知らされていない場合は、開始時間の10分前に受付場所に到着するようにしましょう。

早く受付するのは好印象？

受付日当日、インターンシップの運営を担当しているスタッフはタイムスケジュールを組んで準備を進めています。おおむね受付開始時間の10分前であれば、受付場所の準備や会場の設定が完了して、インターンシップの学生を受け付ける体制が出来上がっていることが想定されます。

開始10分前よりも早い時間に学生が受付場所に来てしまうと、受付準備がまだ終了していないことも想定されます。インターンシップの運営を担当しているスタッフは、個別に早く到着した学生をフォローしなければならなくなります。逆にインターンシップが開始する時間ギリギリに受付場所到着する学生も歓迎されません。

つまり、一般的には指定された時間の10分前に到着するのがベストで好印象を与え、早くても遅くても良い印象を与えません。

インターンシップ受付場所付近に到着する時間

インターンシップの受付では指定された時間の10分前に到着するのがベストですが、そのためには、インターンシップの受付場所付近に10分前より早い時間に到着しておく必要があります。

遅刻してしまうことは避けなければなりませんので、時間には余裕をもってスケジュールを立てるのが一般的です。初めて訪問する場所の場合は、道に迷ってしまったり、電車やバスが遅延することも考えられます。

インターンシップの受付場所付近に早めに到着し、当日の内容や身だしなみを整える余裕をもつと良いでしょう。

インターンシップ受付前に確認すべきこと

インターンシップの受付の時間だけでなく、インターンシップ受付前には確認しておくべくことがいくつかありますので、当日混乱することがないように準備しておきましょう。

会場の確認

インターンシップ会場の場所は必ず事前に確認しておきましょう。近年スマートフォンが普及してきて、スマートフォンの機能を使えば、インターンシップの会場の場所は確認できますが、万が一スマートフォンが使えなくなっても困らないように、紙ベースで地図を持っておくと安心です。

当日電車やバスなどの交通機関を使う場合は、駅の出口や乗り換えにかかる時間も考慮しておきましょう。初めて行く場所は、地図があったとしても迷うことがありますので、会場到着までにかかる時間は余裕をもって想定する必要があります。

緊急連絡先のメモ

受付会場までの道順を地図で事前に確認し、到着時間を想定して行動していても、想定外の出来事が起こって受付時間までに到着できないこともあります。また、急に体調を崩し、受付することができなくなることもあります。

そんな万が一の時のために企業のインターンシップ担当者の緊急連絡先は必ずメモを準備して持ち歩くようにしましょう。

そして、遅刻してしまいそうな場合などは、緊急連絡先に早めに電話を入れるようにしましょう。企業のインターンシップ担当者は当日の出欠に神経を使っていることが多いので、スピーディーな遅刻の連絡と、遅刻してしまった理由をしっかりと伝えましょう。

当日の予定を再確認

インターンシップに参加する前には、事前に渡されているインターンシップの案内を見直し、再度内容を確認し、企業側がインターンシップに求めることや、インターンシップを受ける自分の目的を再確認します。

また、受付日当日にどんなことをやるのかといった予定もしっかりと確認し、想定される必要な準備を済ませておきましょう。

必要な持ち物の確認

インターンシップ受付の際に持参するように案内されている、持ち物や書類は当日準備するのではなく、余裕をもって事前に準備するようにしましょう。

受付後に会場への移動などがあるケースも考えられますので、当日の天気によっては折り畳み傘なども準備しておきましょう。筆記用具などはちゃんと書けるかどうか確認しておく方が安全です。

また、当日必要なものを受付会場に行く途中で購入すればいいと考えていても、購入場所がなかったり、自分が欲しいものが見つからなかったりする可能性がありますので注意しましょう。

身だしなみのチェック

受付に訪問する前に見た目をチェックすることも忘れないようにしましょう。当日の天候や風が吹いたりしてヘアースタイルが乱れているかもしれません。トイレなどに立ち寄って、男性ならネクタイの曲がり、女性でしたらスカートのしわやストッキングの破れなどをチェックします。

インターンシップの受付方法

学生は、ビジネスで企業の受付を訪問することが初めてであることが多いので、インターシップで企業の受付に訪問しても手順が分からないものです。そこで、ここでは、2つのケースでの受付事例を紹介します。

受付窓口担当者での受付

企業の受付窓口に受付担当の職員が配置されている場合は、受付の窓口まで進み、用件を以下のようにわかりやすく伝えます。事前に担当者名まで分かっている場合は担当者名も伝えます。

 

受付窓口で身分証明書の提示を求められる場合があるので、学生証は必ず持参しましょう。

内線電話での受付

近年、窓口担当者を配置せず、入り口に電話を置いて内線で担当者につなぐ仕組みを採用する企業が増えてきました。電話を使って受付をする場合は、電話から流れてくるインフォメーションの指示に従い、インターンシップで来社したことを伝えます。

悪い印象を与える事例

インターンシップで注意したいのは、学生時代についてしまった癖やビジネスマナーの基本を知らないために平気でやってしまう行動です。企業のインターンシップ担当者でも経験が豊富な社員は学生の行動になれていますが、一般的なビジネスマンは常識的なビジネスマナーが習慣的に身についているため、学生の立ち振る舞いが気になり悪い印象を持ってしまう可能性があります。

スマートフォンの扱い

学生は日常的にスマートフォンを手にして、時間があればスマートフォンをいじっています。一方ビジネスマンは必要な時しかスマートフォンを操作することはありません。インターンシップで企業ビルに入ってからは、必要な時以外はスマートフォンを操作するのは控えましょう。

特にイヤホンで音楽を聴く方は、企業の建物に入る前に必ずイヤホンを外しましょう。間違ってもイヤホンをしたまま受付をすることはないように注意しましょう。

受付では速やかに用件を話す

インターンシップで初めて企業の窓口に行く方もいると思いますが、企業の受付窓口に受付担当の職員が配置されている場合は、受付の窓口担当者の前に立ったら速やかに用件を話しましょう。

慣れない場面で緊張しているからといって、受付担当者が用件を聞いてくるまで黙って立っているのはNGです。消極的なマイナスイメージをもたれてしまいます。

また、受付で用件を話すときには大学名と氏名を必ず伝えましょう。企業の受付にはインターンシップ担当者から学生が受付に訪問してくるという連携はされているはずですが、受付窓口担当者のもとにはさまざまな部署からたくさんの来客についての情報が連携されていますので、氏名と訪問理由は多数の情報の中からインターンシップの学生を見つけ出すキーワードになるのです。

身だしなみに気を付ける

身だしなみに気を付けることも重要です。インターンシップでの自分のイメージは受付の段階からスタートしていることを肝に銘じましょう。社内の人間関係は狭いものです。受付でのインターンシップの情報はインターン担当者へリンクされる可能性があります。

たとえば、秋から冬にかけてのインターンシップ参加で注意したいいのは、コートの取り扱いです。ビジネスの世界では、コートは建物に入る前に脱ぎ、コートのほこりを軽く払い、裏地を表にして腕にかけてから入ります。日常生活ではコートを着たまま建物に入り、場合によってはコートを着たまま過ごしますが、この点は大きく異なります。

インターンシップの会場ではコートを置く場所を指定されることが多いので指定された場所に置くようにします。場所の指定がない場合は、コートの裏地を表にして折りたたみカバンの上に置くようにします。

受付や会場で注意したいマナー

インターンシップの受付や会場では学生といえども最低限のビジネスマナーは理解して実践するべきでしょう。受付や会場での立ち振る舞いや身だしなみに特に問題点がある場合は、その場にインターンシップ担当者が居合わせなかったとしても、連絡されることがあります。

インターンシップ担当者だけにいい面を見せようと研究を重ねていても、実際に本人からにじみ出る印象は隠せないものです。面接やインターンシップ中のみではなく、インターンシップ中はビジネスマンとしての意識を持つことが重要でしょう。ここでは受付や会場で注意したいビジネスマナーを紹介しましょう。

挨拶

日本での挨拶の基本となるのがお辞儀になります。場面に最適なお辞儀をすることで、ビジネスマナーを理解した社会人のルールを満たすことにつながりますので、トレーニングという意味でも意識しましょう。

お辞儀は画面に応じて3つのパターンを使い分けます。

会釈

会釈は身体を15度ぐらいまげて行う挨拶で、少し距離がある相手を見つけた場合や、すれ違う時に行う挨拶です。

敬礼

敬礼は、ビジネスの場面で最も多く使われる挨拶で、身体の角度を30度ぐらいまげて行います。日常的に行う挨拶には敬礼を用います。不自然な印象を与えないためには、目線を自分の足元から1メートル先に落とすと、ちょうどいい角度に身体をまげることができます。

最敬礼

最敬礼は、あらたまったかたちで感謝の意味を相手に伝えるために行う挨拶です。体の角度は45度程度まで曲げます。最低例は身体の動きを止めて、丁寧に行いますので、日常的に行う敬礼とは使う場面が異なります。

丁寧な挨拶をよしとして、日常的に最敬礼を繰り返すと、かえって逆効果になります。最敬礼をおこなう場面としては、インターンシップの日程が終了した最後に感謝の意味を込めておこなう挨拶などが良いでしょう。

挨拶は無言で行う場合と場面に応じて声を出す場合があります。声を出す挨拶では、学生らしく大きな声で元気よく行います。インターンシップの学生が求められているのは、フレッシュで好感が持てる印象です。

挨拶の時の表情は意識して明るくしましょう。ビジネスにおいて明るい印象は非常にプラスになりますので、インターンシップの現場で訓練しておきましょう。

座席の座り方

インターンシップの会場では座席指定の場合もありますが、座席指定なしで自由に座っていくケースも考えられます。プライベートでは虫食い的にすきな場所に座っても構いませんが、インターシップの場面では、インターンシップ担当者から特に指示を受けなくても、前から順番に座るようにしましょう。

インターシップに参加した学生が好き勝手に虫食い的に座席に座った場合、インターンシップ担当者は必ず、前から詰めて座るように声をかけるはずです。インターンシップ担当者の意向をくみ自発的に前方に着席する行動は好感を持たれるはずです。

さらに、前の席に着席しようとする行動は積極性を表します。逆に後ろに座ろうとする行動は消極的でマイナスなイメージで受け取られます。

まとめ

インターンシップの受付を行うことは、学生にとって社会人の世界に足を踏み入れる入り口のようなものです。受付をする前にも、会場の場所、緊急連絡先、当日の予定、持ち物、身だしなみなどの再チェックが必要であり、受付の場面でも悪い印象を与えないように注意を払う必要があります。

インターンシップでは、担当者と接している場面だけでなく、受付から会場に入るまでの立ち振る舞いについても学生気分ではなく、基本的なビジネスマナーを意識する必要があります。