インターンシップを断るのはメールでいい？正しいインターンシップの断り方

インターンを辞退するには、正しい断り方を知らないと企業の印象が悪くなるため、事前に正しい断り方を知ることが大切です。

辞退連絡をしなかったり、失礼な態度取ると、その後の本選考に影響する可能性もあります。

この記事では、インターンシップの正しい断り方や注意点、断るときの例文を電話とメールに分けて紹介します。

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インターンシップは辞退できる

インターンシップを辞退することは、何も問題ありませんし、辞退しても本選考に影響はありません。

しかし、問題ないからといって、適当に辞退するのは企業に失礼です。注意すべきなのが辞退の仕方。企業はインターンシップ実施のために計画を立てたり、時間やお金を使っています。

全参加者の人数を把握し、日程を組んだり、場所や必要な物の準備を進めていることを忘れてはいけません。

また、他にインターンシップに参加したくても、参加枠の関係上参加できなかった人がいるかもしれません。

辞退の仕方によっては、企業の印象を悪くする恐れもあり、マイナスイメージを持たれることもあります。

インターンシップを辞退をするときは、お詫びと感謝の気持ちを忘れずに、誠意を持って対応するように心がけましょう。

企業も事情があることは理解しているので、失礼な態度を取らないように気をつけてください。

ドタキャンや当日キャンセルはNG

インターンシップを辞退する場合、ドタキャンや当日キャンセルは絶対にしないでください。社会人として、何も連絡しないのは非常識ですし、企業に迷惑がかかります。

ドタキャンや当日キャンセルをすれば、本選考に影響を及ぼす可能性があります。

また、あなたの印象が悪くなるだけではありません。同期や後輩、OB・OGなどにも迷惑がかかったり、学校の印象も悪くなりかねません。

どうしてもインターンシップに行けなくなった場合、連絡するのは気が引けるかもしれません。しかし、あなた一人の問題だけではなくなるので、辞退する際は必ず企業に連絡しましょう。

インターンシップを断るときの最適な連絡手段

インターンシップをするときは、辞退を決めたらすぐに連絡することをおすすめします。インターンシップを断るときの最適な連絡手段は、「電話で連絡する」「メールで連絡する」の主に2つです。

インターンシップを断るときは、メールで連絡するより電話で連絡する方が、同じ断るのでも印象が良いです。ただ、適切な連絡手段は、その時の状況によっても異なります。

ここでは、それぞれの連絡方法について詳しく解説します。

電話で連絡する

1つ目の連絡手段は、電話です。インターンシップ開催までに時間がない場合や、急遽前日や当日に辞退しなくてならない場合は、電話で連絡するのは有効な手段。

インターンシップ開催のために企業も準備を入念に行っているため、電話で連絡するのはマナーです。急なキャンセルだと、予定が変わり、事前に用意していたものを変える必要が出ることもあります。

メールで伝えることは簡単ですが、見落としや忙しくて見られないことを考えると、電話の方が確実。

また、電話で伝えることで、誠意を伝えられるメリットがあります。しかし、メールと違って声の大きさや言葉遣いに注意しないとマイナスな印象を与えてしまうので、その点は気をつけましょう。

メールで連絡する

2つ目の連絡手段は、メールです。

メールで連絡するメリットは、いつでも連絡できること。電話だと緊張してうまく伝えられないことも、メールであれば自分のペースで送ることも可能です。

しかし、メールが迷惑フォルダーに入ってしまう、多くのメールに埋もれて見落としてしまう可能性も考えられます。

インターンシップ開催までに時間がある場合は、メールで連絡するのも一つの手段です。メールを送って3営業日経っても返信が来ないようであれば、企業に電話して辞退の旨を改めて伝える方が良いでしょう。

正しいインターンシップの断り方

正しいインターンシップの断り方について、詳しく紹介します。これからインターンシップを辞退しようとしている方は、参考にしてください。

基本的にメールではなく電話で断る

インターンシップを断るときは、基本的にメールではなく電話で断ることをおすすめします。電話で直接伝えるのは気が引けたり、緊張したりするかもしれませんが、電話の方が丁寧で誠意が伝わりやすいです。

また、メールだと迷惑フォルダーに入ってしまい、見落として気づかないこともありますが、電話ではそのような心配はいりません。

いかなる理由であれ、こちらが辞退し、企業に迷惑をかけることに変わりはありません。

電話で直接謝罪し、誠意を伝えることをおすすめします。特に、インターンシップの日程が迫っていて辞退連絡がギリギリになる場合は、すぐに伝わる電話が適しています。

ただ、企業から指定された連絡手段がある場合は、その指示に従いましょう。

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インターンシップを断る手順

インターンシップを断るには、「電話で断る場合」「メールで断る場合」「独自システムの場合」の3つの手順があります。

それぞれの手順について、詳しく紹介します。

電話で断る場合

インターンシップの採用サイトを通してない場合は、基本的に電話で辞退連絡して断りましょう。

先述したように、電話で断る方が誠意も伝わりやすくなるからです。インターンシップに参加できないと分かった時点で、後回しにせずに、すぐに連絡をしましょう。

企業にとっては当初と予定が変わり、変更の対応をしないといけない可能性もあるので、なるべく早く連絡します。

連絡先は、企業の採用ページに掲載されていることが多いです。もし番号が見つからなかったら、「会社名　人事部」で検索すれば出てくるでしょう。

検索で出てこなければ、代表番号に連絡し、繋いでもらってください。電話で採用担当者を呼び出したら、辞退の旨を伝えます。伝え方や注意点に関しては、後述します。

メールで断る場合

メールで断るのは、最終手段だと考えましょう。緊急の連絡や予定の変更、キャンセルなどの連絡は、電話でするのが常識です。

ただ、企業に何度も連絡しているけど担当者と話せない場合や、最近では電話番号が掲載されてない企業もあります。その場合は、メールで連絡しても良いでしょう。

メールで断る場合でも、電話番号が分かるのであれば、辞退メールを送った後に改めて電話をすることをおすすめします。担当者に話ができなくても、別の担当者でもいいので、伝言をお願いすると良いです。

メールで辞退連絡をすると非常識だと思われる可能性があるので、あくまでも最終手段だと念頭に置いておきましょう。

独自システムの場合

企業によっては、独自の管理システムを使っている場合もあります。このケースの場合、管理画面からボタン一つで辞退ができるものあり、簡単です。

しかし、時間を割いてお世話になった担当者にボタン一つで、システム上で簡単に済ますのは、社会人として避けた方が良いでしょう。

管理画面から辞退するのは簡単ですが、それにプラスして電話でも連絡すれば、企業に誠意を伝えられます。

断る理由を述べる

どの連絡手段にしても、ただ辞退する旨を伝えるだけでなく、インターンシップを辞退する理由を述べることが大切です。理由も添えることで、丁寧な印象を与えられるだけでなく、企業に納得感を持ってもらいやすくなります。

ただ、「他の企業のインターンシップに参加する」「他社の選考と被った」などの理由は、かえって印象を悪くする恐れがあります。

理由を伝えるのは大切ですが、伝える理由には気をつけてください。

インターンシップを断るときの注意点

インターンシップを断るときの注意点は、主に以下の4つです。

特に、インターンシップを辞退すると決めたら早めに連絡することが大切です。それぞれの注意点について、詳しく紹介します。

営業時間内に連絡する

インターンシップの断りの連絡を入れる時は、時間帯にも気をつけてください。電話で連絡する際は、営業時間内に連絡をしましょう。

土日祝日のような休日はもちろん、たとえ営業日であっても企業の営業時間外だと、連絡をしても見られるのが後日になります。

また、営業時間外でなくても朝早い時間は会議や朝礼をする企業もあるので、始業開始すぐの時間は避けるのが無難です。

他にも、休憩時間や終業時間近くに連絡するのも控えて、それ以外の時間帯に連絡することをおすすめします。基本的には、連絡手段問わず業務をしている午後から夕方までの時間帯が良いでしょう。

相手の立場になり、失礼な時間に連絡しないように注意しましょう。大切な内容なので、事前に企業の営業時間を確認した上で、営業時間内に連絡することを心がけてくださいね。

早めに辞退連絡する

インターンシップの辞退連絡をいつまでにすればいいか、悩む方もいるかもしれませんが、辞退を決めたら早めに連絡しましょう。

企業もインターンシップ開催のために、採用活動をしたり、インターンシップの内容を考えたりと、さまざまな準備をしています。

辞退となれば、その分穴埋めをする必要なケースもあるので、企業側の事情も考えて早めに連絡することが大切です。

簡潔に用件を伝える

インターンシップの辞退連絡するときは、簡潔に用件を伝えます。採用担当者も忙しいので、ダラダラと長く話さないように気をつけてください。辞退理由を長く話すと、言い訳に聞こえてしまいます。

理由なしで辞退するのは失礼ですが、要点を絞って話すべき内容を伝えられるようにまとめておきましょう。

丁寧な言葉で謝罪する

連絡手段を問わず、丁寧な言葉で謝罪することを心がけましょう。ビジネスマナーを守るのはもちろん、社会人としてふさわしい言葉遣いをします。

メールの場合は、じっくり文面を考えてから送れるので問題ありませんが、電話の場合は、とっさの判断が求められます。

電話では友達と話すような感覚や、学生言葉がついうっかり出てしまわないように注意したいところです。

すぐに直すのが難しいと感じるなら、事前に伝えるべき内容を紙に書いたり、実際に話す内容を練習するのも良いでしょう。

うまく伝える自信がなかったり、日頃社会人と接点がない人にはおすすめです。企業に連絡するのは慣れないので、緊張するのは仕方ありませんが、練習すれば落ち着いて対応できるようになりますよ。

多少間違えても、最終的にはきちんと丁寧な言葉を使って誠意を伝えられば問題ありません。

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電話とメールでインターンシップを断るときの例文

「電話」と「メール」でインターンシップを断るときの例文を紹介します。

電話で断る場合

電話で断る場合は、以下のように断ると良いでしょう。

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【例文】

お世話になっております、〇〇大学の〇〇と申します。
インターンシップの件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の〇〇様をお願いできますか？

（採用担当者と繋がったら）

お忙しいところ大変失礼いたします。〇〇大学の〇〇と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか。ただいまお時間よろしいでしょうか。

〇月〇日に参加を予定しておりましたが、事情により辞退させていただきたくご連絡差し上げました。この度は、貴重な機会をいただいたのにも関わらず、大変申し訳ありません。

今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

まずは、採用担当者に繋いでもらいましょう。

採用担当者の名前が分からなければ、「採用担当者様をお願いできますでしょうか？」と伝えれば問題ありません。

ここで伝えるべき内容は、「名前」「学校名」「インターンシップを辞退する旨」「辞退理由」「お礼と謝罪」です。電話では、ハキハキと大きな声で話すようにしましょう。

メールで断る場合

メールで断る場合は、以下のように断ると良いでしょう。

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【例文】

件名：インターンシップ辞退のご連絡【◯◯大学◯◯学部　名前】

株式会社◯◯
人事部◯◯様（採用担当者様）

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の◯◯と申します。

この度、〇月〇日に開催される貴社のインターンシップに申し込みましたが、学校試験の日程と重なってしまい、参加するのが難しくなってしまいました。

貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このような形になってしまい大変申し訳ありません。
本来なら直接お電話でお伝えすべきところ、メールでのご連絡になりましたことをお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

—————————————————

〇〇大学◯◯学部〇〇学科
名前
TEL：0◯0-◯◯◯◯-◯◯◯◯
MAIL：個人または学校のメールアドレス

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メールで連絡する場合は、件名に用件を簡潔に記載しましょう。件名を見ただけで、内容が分かるようにします。

「インターンシップに関して」のような内容だと、インターンシップの何の内容なのかが一目で分かりません。

今回のケースで言えば、「インターンシップの辞退のご連絡」と件名に記載すれば、採用担当者にすぐ理解してもらえるでしょう。

まとめ

インターンシップは会社や仕事内容、働く環境などについて知れる良い機会なので、極力断らない方が良いです。

しかし、どうしても断らないといけない事情があるなら仕方ありません。断ること自体は問題ありませんが、断り方を誤るとマイナスな印象を与えてしまいます。

断るときは、メールではなく電話できちんと辞退の旨を伝えるようにしましょう。社会人の常識でもありますが、その方が丁寧で誠意が伝わりやすいです。

この記事の内容を参考に、企業に失礼のないようにインターンシップを断るようにしてくださいね。

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