インターンシップ参加で注意したいビジネスマナー10選

学生のうちに社会人の職場環境を経験できるインターンシップは、ビジネスマナーを学べる機会でもあります。そうはいっても、基本的なマナーはインターンシップに行く前に自分で学習して、インターンシップでは実際に実践してみるという意気込みが必要です。

そこで今回は、インターンシップ参加で注意したいビジネスマナー10選を紹介します。

インターンシップではマナーに気を付ける

インターンシップに参加する際にはマナーに気をつけましょう。インターンシップはビジネスマナーを実践的に身につけるチャンスであると同時に、企業の人事担当者は参加している学生のマナーをチェックしていることを忘れてはいけません。

インターシップ担当者の中には、学生のマナーを気にしないというスタンスをとっているケースもありますが、割合的にはビジネスマナーをチェックしている担当者が多いと考えるのが一般的です。

インターンシップ参加で注意したいビジネスマナー10選

具体的にはどんな点に注意が必要なのでしょうか。ここではインターシップで注意したい基本的なビジネスマナーを10項目紹介しましょう。

言葉づかい

日常会話とビジネスで使用する言葉づかいは異なります。もっとも一般的なのは尊敬語と謙譲語です。ビジネスの場面では尊敬語と謙譲語を正しく使うことが求められます。よく使う例として下記の例があげられます。

●尊敬語（○○様の行動に対しての敬語）

○○様が言っていた→○○様がおっしゃっていた

●謙譲語（自分の行動を○○様に対してへりくだって使う敬語）

○○様に言ったところ→○○様に申し上げたところ

また、ビジネスでは「依頼」や「断り」の場面で、直接的な表現を避けるためのクッション言葉を使います。ここではよく使うクッション言葉を紹介します。

●依頼

恐れ入りますが、申し訳ございませんが、ご迷惑をおかけしますが

●断り

あいにく、残念ですが、申し訳ございませんが

あいさつ

あいさつはビジネスマナーの基本で、4つの点に注意しましょう。

1. 明るい表情であいさつする
2. 相手の顔を見てあいさつする
3. 元気よく大きな声であいさつする
4. みずから積極的にあいさつする

時間厳守

インターンシップはタイムスケジュールが組まれて実施されますので、指定の時間を厳守することがマナーです。また、受付に到着するのは、受付時間の10分前が良しとされています。

服装

服装は清潔感のある服装を意識し、企業からの指示に従った服装を着用します。スーツの着用が指示された場合は、ビジネススーツを着用します。服装の指定がなかったり服装自由と記載されていても、ビジネススーツで参加するのが無難です。

服装の指定が「私服」であった場合は、ビジネスカジュアルで参加するのが基本です。ビジネスカジュアルとは、男性であればジャケット、襟付きシャツにパンツ、女性であればジャケット、トップスにスカートかパンツが定番です。Tシャツやジーンズで参加するのは避けましょう。

電話

ビジネスにおける電話では、会話したい相手が出てくるとは限りません。そこが携帯電話で友人と日常的に会話する場合との大きな違いです。ここではインターンシップで企業と電話するときに注意したい基本的なマナーを紹介します。

●時間帯

電話をかける時間帯は、企業の電話が開いているいわゆる営業時間内になるわけですが、企業が忙しいと予測される時間帯や、昼休みの時間帯は避けるのが一般的です。たとえば、始業時間直後は打ち合わせ等が入っている企業が多いので、始業から1時間後をめどに電話をかけるのがよいのではないでしょうか。

もちろん、「朝一番に電話が欲しい」とか「午後1時に電話してください」といった時間指定があった場合は指示通りに電話をかけます。

●準備

ビジネスの電話は、簡潔に伝えなければならない用件を伝えることと、相手の話を正確に聞き取り記録することが目的となります。

伝えなければならないことを伝え忘れて、再度電話をしてもすぐにつながらなかったり、再電話の間に、間違った内容で作業が進んでしまったりする可能性があります。また、相手の話を聞き逃してしまうことも大きなミスにつながります。

電話でのトラブルを予防するためには、準備が必要です。電話をする場合は、相手に伝えなければならない用件を書き出しておいて順番に伝え、電話を受ける場合は、メモを用意してポイントを書き取り、不安な場合は最後にメモの内容をみながら確認するのもひとつの方法です。

また、屋外でスマートフォンを使って電話する場合は、静かな場所に移動して相手の声をきちんと聞き取ること、電波が乱れない環境と十分なバッテリー残量を確認しておくことが大切です。

●大学名と氏名を名乗る

企業に電話をかけると、電話を受けた社員が企業名と名前を言って応答しますので、大学名と氏名を名乗ります。相手方企業内でインターンシップの学生から電話が入ることが連携されていれば、スムーズに担当者へ電話が転送されるはずです。

●取次に必要な用件をいう

大学名と氏名を名乗った後に、取次に必要な用件を伝えます。インターンシップの担当者名が分かっている場合は、担当者名を伝えます。たとえば「インターンシップ担当の人事部○○様はいらっしゃいますでしょうか？」「インターンシップご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」といったイメージです。

●相手が切ってから電話を切る

電話での用件が終了したら、礼を述べ、「失礼します」といって電話での会話を終了します。一般的には、目上の方が先に切る、電話をかけた方から先に切るといわれていますが、インターンの電話を切るタイミングは、企業担当者が電話を切ったことを確認してから静かに切るようにします。

●不在の時は次のアクションを伝える

企業へ電話をかけても、不在であったり、時間を変えてほしいとリクエストを受ける場合があります。そんな時は、具体的に次のアクションを伝えることも大切です。たとえば不在であった場合は、戻りの時間を聞くですとか、時間変更の場合は、1時間後に再度電話をかけることを伝えます。

●折り返しの電話は迅速に

企業からの電話がかかってきたが、電話に出られなかった場合や、着信に気づかずあとで気づいたときは、できるだけ迅速に折り返しの電話を入れるようにします。迅速な対応は好印象を与えます。

メール

インターンシップではメールを使って企業と連絡を取る機会が増えてきます。ビジネスにおけるメールにはマナーがありますので基本的なマナーは理解し、実践していく必要があります。

●件名

件名はメールの受信トレイ一覧に表示される部分ですので、自分の名前と用件を必ず入れるようにします。ビジネスでは大量のメールが届きますので、件名をみて、重要と思われるメールから開けていくケースが多くみられます。自分のメールが見落とされないように件名をつけましょう。

●誰に向けてのメールか記載

メール本文の前に、誰にあてたメールなのか送信先を必ず記載しましょう。企業の場合メールの宛先を個人あてではなく、部門部署のグループアドレスにしているケースも多くみられます。また、宛先やCCに複数名記入してメールを送った際にも、誰にあてたメールなのか不明のメールになります。

誰にあてたのか不明のメールは、対応が遅くなったり、対応されることなく放置されてしまう可能性が高くなります。企業あてにメールを送る際には、「○○株式会社　人事部インターン担当○○様」「○○株式会社　人事部インターン担当者様」など、本文の最初に誰に向けてのメールなのか記載しなければなりません。

また、本文の初めには、送信元である自分の大学名・学部・氏名をいれた簡単な挨拶を入れると親切です。たとえば、「いつもお世話になっております。〇月〇日貴社のインターンシップに参加いたしました○○大学○○学部の○○です。」といった文章を入れます。

●用件の記載

簡単な挨拶分の後には、今回送信したメールの用件をわかりやすく簡潔に記載します。ここでは、件名に記載した要件を詳しく伝えたり、説明したりする文章を記載します。

●改行・段落

用件の記載では、メールを読みやすくするために、文章を短いセンテンスで切り、改行・段落を適切に入れていきます。

●署名

本文の終わりには、氏名、大学名学部、メールアドレス、電話番号を記載した署名を記入します。

インターンシップに向けての企業研究

インターンシップに参加する際には企業についての企業研究を事前に行いますが、実際にインターンシップが決まった際には、再度インターンシップに向けての企業研究をして臨むのがマナーです。ビジネスの現場では、クライアント先に訪問する際には、情報を再度確認して、対応のシナリオを想定してから行動するのが一般的です。

インターンシップ参加の前に、企業のホームページ、ブロブ、SNS、関連記事などを調べて、企業のセールスポイントや自分が知りたいと思うことを整理してまとめておきましょう。

必要な持ち物の携帯

ビジネスの場面では、携帯品についても学生時代と異なりますので、必要な携帯品を持参することもビジネスマナーとして重要です。ここでは代表的な携帯品を紹介します。

●カバン

まずは、カバンです。ペーパーレスの時代にはなっていますが、ビジネスの現場では、書類を持参したり、渡されたりする機会が発生します。そのため一般的にはA4サイズの書類がきちんと入る自立式のカバンを持つことが良いといわれています。

特にインターンシップでは、多くの書類を配布されるケースがあるので、カバンは必ず持参しましょう。また、A4サイズのクリアファイルを準備しておくと、書類をきれいに整理することができます。

●筆記用具

筆記用具も必要です。シャーペン（鉛筆）、消しゴム、ボールペン、カラーペン、ラインマーカー、付箋、メモ帳など、インターンの内容によって必要と思われる筆記用具を準備しましょう。また、ペン類は使用可能なものかどうか事前にチェックが必要です。

メモ帳に関しては、A4サイズのノートと携帯できる小型のメモを用意することがおすすめです。インターンシップは机上の研修以外にも、現場の事務所や工場で行われるケースもあるので場面に応じてメモを使い分けましょう。

●腕時計

腕時計も準備が必要なアイテムです。普段腕時計をせずに、携帯電話を時計代わりに使用している方も多くなっていますが、ビジネスの場面では、携帯電話をみるしぐさが良く思われないシーンが多くありますので、時間の確認は腕時計を見るのが一般的です。

インターンシップの最中は、タイムスケジュールに従って行動することが多くなりますので、腕時計を持参しましょう。

●スマートフォン

インターンシップの最中にスマートフォンをのぞく行為は避けなければいけませんが、情報源や連絡先の交換などのためにスマートフォンは有効ですので持参します。

メモをとる

ビジネスの世界では、紙ベースで丁寧に説明を受けるという機会だけではなく、口頭で説明を受けて実践するとういうケースが多くなります。説明を受けた後に、同じことを何度も質問することは、いい印象を与えません。

インターンシップでは必ずメモを携帯し、説明を受けた内容を速記しましょう。モバイルやスマートフォンを使ってメモをとるときには、インターンシップ担当者に伝えておくことが大切です。また、スマートフォンで写真を撮影したいと思ったときは、インターンシップ担当者に承諾を得なければなりません。

姿勢

インターンシップに参加している期間は、社会人としてふさわしい姿勢で臨まなければなりません。自分自身にとっても実際の現場で社会人としての実践を経験できる機会となるわけです。

学生に求められる大原則は、明るく元気よく積極的にインターンシップに参加する姿勢です。

社会人の姿勢として一般的に言われているのが「ホウレンソウ」です。ホウレンソウとは、報告・連絡・相談をまとめた略語で、先輩社員や上席に対しての日常的な行動姿勢を端的にあらわしたものです。ホウレンソウに関して、インターンシップ担当者から指示を受けなくても、自主的に実践するようにしましょう。

また、インターンシップ期間においては説明を受けた際や、研修などが終わった際に、必ず「これまでの説明でなにかわからないことはありますか？」「何か質問はありませんか？」という質問が投げかけられるはずですので、的確な質問が発信できるように傾聴を心がけましょう。

■まとめ

日常でのマナーとビジネスでのマナーは、いくつかの点で大きな違いがあります。ビジネスマナーはビジネスの場面で、習慣的に使われていますので、企業の社員にとっては当たり前のことになっています。インターンシップで訪問した学生とはギャップがあるわけです。

ギャップを理解し、ギャップを埋めるように実践していくことで、インターンシップは有意義なものになるはずです。