【例付き】インターンシップに遅刻！遅刻時の適切な対応方法とは

インターンシップに遅刻してしまうということは、学生にとってどんな影響があるのでしょうか。インターンシップは、学生時代にビジネスの世界を体験できる貴重な機会であると同時に、就職活動の本選考に向けての重要なステップでもあります。企業の多くが、インターンシップを通して企業と仕事を知ってもらい、自社に欲しい多くの人材に興味をもってもらおうと企画を立てています。

つまり、インターンシップは、企業担当者が学生の行動に注目し、どんな人物なのかをみている期間であり、学生にとっては、今後の就職活動に大きな影響をおよぼす期間なのです。そんなインターンシップにおいて遅刻は避けなければなりません。

そこで今回は、インターンシップに遅刻してしまったときにどんな影響が出るのかを紹介しながら、万が一インターンシップに遅刻してしまったらどんな行動をとったらいいかといった遅刻時の適切な対処法をまとめて紹介します。

遅刻に関することは適切に対処することが重要

遅刻はあってはならないことですが、遅刻が起きてしまったら、今よりも事態が悪くならないように適切に対処することが重要です。

ひとことで、遅刻といっても、さまざまなケースが考えられます。時間を基準に考えてみると遅刻は大きく分けて「遅刻しそうなとき」と「遅刻が確定したとき」の2つに分かれます。また、遅刻を引き起こす原因によっても遅刻に対するイメージが変わってきます。

インターンに関して考えれば、遅刻の原因が学生本人にあるのか、本人以外にあるのかによって、遅刻が与える影響度合いは変わってくる可能性があります。たとえば下記の例ですと同じ遅刻でもインターンシップ担当者の感じ方は違ったものになるでしょう。

• 朝起きたら、インターンシップ開始時間まであと30分だった。今から急いで準備しても、インターンシップ開始時間までに到着できそうもない。
• インターンシップ開始時間の30分前には、到着できるようにスケジュールを立てて家を出たが、電車が事故のため止まってしまって、開始時刻までに到着できそうもない。

つまり、遅刻が起きそうな（起きてしまった）さまざまなケースによって、対処方法は変わってくることになり、最適な方法で対処することが重要なのです。

社会人に必要な報・連・相（ホウレンソウ、報告・連絡・相談）

遅刻をしてしまったときの対処法を考えるときの基本は、社会人の行動の上でも基本とされている報・連・相（ホウレンソウ、報告・連絡・相談）です。報・連・相は、ビジネスのあらゆる場面で応用されて使われますので覚えておきましょう。

報・連・相とは、報告、連絡、報告のことで、業務を迅速かつ正確に実行していくために不可欠な行動をさします。報・連・相を活用すると遅刻の場面で、適切な対応をとり、正確な情報をインターンシップ担当者に伝えることができます。

報告

報告とは指示に対する進捗や結果などを上司と部下が情報共有するためにおこなうもので、事実のみを正確に、状況にあった方法で報告します。インターンシップで遅刻した場合の第一報は報告の形式で実施することになります。

連絡

連絡は知りえた情報を迅速に知らせることです。インターンシップで遅刻した場合では、第一報の報告をした後に、新たな情報が入った時に知らせる場合などに行います。

相談

相談とは自分で判断できないことを上席などに聞いてもらい回答やアドバイスをもらうために行います。インターンシップで遅刻した場面で、対応がわからない場合には、企業担当者に相談することになります。

遅刻すると印象が悪くなるか？本選考や内定に影響はあるか？

遅刻に関する考え方は、個人によってだいぶ格差があります。また、業界や企業ごとの社内風土の中にも時間に関して日常的に厳格なケースとルーズなケースが存在します。また、「まだインターンシップだから、遅刻したことを評価するつもりはない」という企業担当者もいるでしょう。ただし、日本企業では一般的に、遅刻すると印象が悪くなると考えておくのが無難です。

インターンシップに遅刻することで、「時間にルーズな学生であり、ビジネスにおいて計画的に行動できない」「決められた時間に到着できないということは、責任感や緊張感がなく、信用できない」といったマイナスの印象を持たれてしまいます。

インターンシップ選考時の遅刻の影響

体験してみたいインターンシップに応募しても、選考で選ばれなければ参加することができません。人気のインターンシップには学生がたくさん応募してくるわけですから、選考会場に遅刻した場合、選考を受け付けてくれるかどうかも分かりません。

選考を受け付けてくれたとしても、企業担当者は遅刻者の対応として、他の学生や面接官との調整などの時間と労力を費やすわけですから、選考においてマイナスの印象は持たれるでしょう。

悪天候や交通機関の大きな乱れのための遅刻であれば、ニュース速報で企業担当者が事前に情報を掴んでいるでしょうし、何人かの学生が遅刻することも想定されます。ただし、多くの学生が、余裕をもって選考会場付近に到着できるスケジュールを立てている場合は、多少の交通機関の乱れでは、遅刻する学生は少ないでしょう。

もちろん、時間を間違えていたり、寝坊が理由で遅刻した場合は、学生自身の問題であり、インターンシップ選考にマイナスの影響を与えてしまうでしょう。

インターンシップ期間の影響

インターンシップの参加が決まって、実施会場での集合時間に遅れることは、インターンシップの企業担当者だけでなく、参加している他の学生や、企画に参加する講師や職場の社員などに迷惑がかかる可能性があり、インターンシップ自体に悪影響をおよぼしてしまいます。

IDayで実施するインターンシップの場合、最悪参加することができないことも考えられます。何日間か期間を設けて実施する短期のインターンシップであっても、インターンシップを運営している企業担当者に余計な労力を使わせなければならなくなり、グループワークの実施が予定されている場合、同じメンバーとして計画されている他の学生にも迷惑がかかります。

長期インターンシップでは、職場において実際に業務をおこなうケースがあり。インターンシップの学生といえども、社会人と同様のマナーが要求されます。職場の現場で遅刻することは、時間にルースで計画性がなく、責任感もない人物だとみなされ、業務を共に行っていくメンバーとして認められない事態に発展する可能性があります。

本選考や内定に影響はあるか？

企業の中には、インターンシップを通して、自社の経営に必要な優秀な人材を見つけ出し、本選考につなげていきたいと考えている場合があります。また、自分自身が、就職活動先としてインターンシップに参加している場合などは、マイナスの印象がつく遅刻は避けなければなりません。

インターンシップに参加しているという情報は企業に蓄積され、インターンシップ期間中の行動は観察され記録されているはずですから、遅刻などでついた悪い印象が影響してエントリー時点で、不合格に振り分けられてしまうかもしれません。

社会人にとって時間を守るということは基本中の基本です。インターンシップ中に優れた行動が見られたとしても、そのプラス分を打ち消してしまうほどのマイナスイメージが遅刻にはありますので、遅刻しないように十分な対策をとっておく必要があります。

遅刻しそうになったときには

遅刻しそうになったときには、すぐに状況を確認してインターンシップ担当者に電話報告するようにしましょう。開始時間ギリギリに到着できるかもしれない場合などは、電話をする時点では必ずしも遅刻が確定しているわけではありませんが、開始時間までに何も連絡がない参加者がいた場合、インターンシップ担当者だけでなく他の学生にも迷惑がかかる可能性があるので、報告を入れるようにしましょう。

現状を把握する

遅刻しそうだと判明した時は、あせって気持ちが動転します。考えをまとめずに焦った気持ちのまま、インターンシップ担当者に電話をしてしまうと、何を言っているのかわからない電話内容になってしまう可能性があります。

焦っているという気持ちは伝わるでしょうが、内容がわからない電話は、ビジネスにおける評価はゼロに等しくなります。まずは、気持ちを落ち着かせ、なぜ遅刻しそうであるのか現状を把握して整理しましょう。

適切な連絡方法で連絡する

現状を把握して気持ちを落ち着け、伝えなければならない事実をまとめたら、迅速にインターンシップの担当者に電話を入れましょう。企業から送られてきているインターンシップの連絡メールなどに担当者や部門部署の電話番号が記載されているはずです。電話の後に、メールを送っておくようにすると、記録が残ります。

遅刻が確定してしまったら

明らかに遅刻が確定してしまった場合には、遅刻しそうなときの連絡より具体的に報告を入れる必要があります。

インターンシップ場所への到着時間を考える

電車の事故などで復旧のめどが立っていない場合を除き、寝坊や時間を間違えたことなどによって遅刻が確定した場合は、インターンシップ場所へ到着する予定時間を伝える必要があります。

到着予定時間は、遅れることがないように余裕をもって考えましょう。報告した到着時間より早く到着する場合は問題ありませんが、報告時間に遅れた場合は、さらに印象を悪くさせます。

電話を入れ、メールを送る

遅刻の連絡は電話で行います。担当者が不在の場合は、伝言をお願いします。電話を入れたうえでメールを送っておきます。

開始時間を過ぎてしまっていたら

寝坊や時間を間違えたことなどによって遅刻が確定した場合などでは、気づいたときにはすでに開始時間を過ぎてしまっていたこともありえます。遅刻の報告は開始時間前に行うのが常識ですが、開始時間を過ぎてしまった場合でも、報告は必ず入れるようにしましょう。

報告はインターンシップ担当者あてに電話で行い、はじめに、謝罪の言葉を述べてから、開始時間を過ぎてしまった理由を伝えます。ここでは、寝坊や時間を間違えたなどの事実をありのまま伝えましょう。理由を伝えたら、到着予定時間とインターンシップに参加させてもらいたい意向を伝え、どのようにしたらよいのか相談をしましょう。

企業の判断で参加が認められた場合は、参加できますが、参加できなかった場合は、謝罪を述べて、次の機会に再度チャレンジすることになります。

インターンシップ場所に到着したらすべきこと

遅刻してインターンシップ会場に到着したら、インターンシップ担当者にお詫びをしましょう。お詫びをするときには、電話で報告した内容を重ねて伝えるように心がけます。遅刻をすることは大きなマイナスですが、インターシップを通してマイナスの印象を挽回していくスタートとして、お詫びは必ずおこないましょう。

遅刻に関する適切な電話方法

遅刻に関する報告は、確実に迅速におこなう必要があるため、原則電話でおこないます。

電話で伝えること

電話で伝える内容は、遅刻の状況、理由、謝罪、到着時間の4点です。簡潔にわかりやすく、誠実に電話をするように心がけます。

電話手順

電話は以下の手順でおこなうとスムーズに実行できます。

1. 速やかに電波の良い場所に移動し、電話をかける
2. 相手が出たら大学名・氏名を名乗り、会話したいインターンシップ担当者や担当部署・チームを伝える
3. 担当者につながったら、遅刻状況、理由、謝罪を伝える
4. 余裕を持った到着予定時間を伝える

電話連絡のポイント

• 名乗りの時には、インターンシップの企画上、開始時間を複数設定しているケースがあるため、大学名・氏名とともに開始時間も伝えるようにします。
• 到着時間に合わせてインターンシップ担当者はスケジュール調整を考えるため、到着時間に遅れることは避けなければなりませんので、到着時間には余裕を持ちましょう。
• 担当者に電話しても不在の場合は、電話に出た社員に遅刻の状況、理由、謝罪、到着時間の4点を簡潔にわかりやすく伝え、担当者への伝言をお願いします。

遅刻に関する適切なメール方法

遅刻に関連した報告は原則電話で行いますが、電話の後にメールを入れておくと記録が残るので、歯止め策として有効です。

メールの記載内容

メールの記載内容は、電話手順の内容を順番に記載していく構成になります。下記にメール例文をあげています。

メール例文

まとめ

インターンシップに遅刻してしまうということは、学生にとって悪い影響をおよぼす可能性が高まりますので、遅刻は避けなければなりません。万が一、遅刻しそうになったときには、すぐに状況を確認してインターンシップ担当者に電話報告するようにしましょう。

明らかに遅刻が確定してしまった場合には、インターンシップ担当者あてに電話して、はじめに、謝罪の言葉を述べてから、開始時間を過ぎてしまった理由を伝えます。理由を伝えたら、到着予定時間とインターンシップに参加させてもらいたい意向を伝え、どのようにしたらよいのか相談をしましょう。

遅刻はあってはならないことですが、遅刻が起きてしまったら、今よりも事態が悪くならないように適切に対処することが重要です。