インターンにお礼状は必要？喜ばれる書き方と例文と解説

インターンシップが終了すると、達成感や疲労感で「お礼状」を送ることが面倒になってしまう人も多いかと思います。そもそもお礼状を送る必要はあるのでしょうか？

今回はそんな疑問を解決するために、お礼状の必要性やお礼状の書き方について解説していきたいと思います。お礼状を送るか迷っている人やどのように書けばいいか悩んでいる人はぜひ参考にしてみてくださいね。

インターンのお礼状は必要？

大学の課題やアルバイトに追われている大学生にとって、お礼状を書くことは少し面倒ですよね。そんな時は今から紹介する3つの観点から「お礼状を送るか否か」を判断できます。

1つずつ解説していくので、自分がお世話になったインターン先を想像しながら読んでみてください。

1．期間で考える

まず1つ目の観点は「インターンの期間」です。インターンの期間については主に3つに分けることができます。

1. 1～3時間の企業説明を主としたインターン
2. 1～3日間かけて、企業が用意したプロジェクトやコンテンツを体験する短期インターン
3. 1カ月から1年間かけて、実際の業務やその補佐を行う長期インターン

企業説明会の場合は、就職活動を行っていく中で多数参加することになり1社1社書いていてはきりがないため、書く必要はありません。

短期インターンもほぼ書く必要がありません。しかし後ほど解説する「その企業への志望度」によっては、お礼状を書くことをおすすめします。

長期インターンの場合は、必ずお礼状を書きましょう。

学生時代に社会人に混ざり仕事をするという貴重な経験をさせていただいた上に、社員の方々は多忙な業務の合間を縫って指導してくれていたためです。大学やアルバイトがいくら多忙だったとしても、極力お礼状を書きましょう。

2．お礼状のメリットで考える

2つ目の観点は、「お礼状のメリットで考える」です。お礼状とは、名前の通りインターンでお世話になった方に対して感謝を伝えるためのものです。

また、就職活動においてはお礼状を出す側にとっても『ほかの学生と差別化できる可能性がある』メリットがあります。

そのためインターンの中で企業に好印象を与え、ほかの学生と差別化することができれば、就職活動を有利に進めることができます。

大手企業や有名企業になればなるほど、応募する学生は多くなり熾烈な競争になりますが、どの学生も事前に万全の対策をしているため、特徴的な経験や突出した学歴などがなければ、ほかの学生との大きな差別化はできません。

そんな時に有効なのがお礼状を使った『人間性』での差別化です。

お礼状を出すことによって「礼儀がしっかりとしている学生」「丁寧な対応ができる誠実な学生」と印象づけるのです。例えば、あなたがゼミでグループを作らなければいけなくなったとき、挨拶やお礼をしっかり言える人か言えない人、どちらを加えたいと思うでしょうか？これがお礼状の効果です。

ただし、お礼状を送ったか否かで学生を評価している企業はまずないでしょうし、忙しい企業であれば内容をしっかりと読んでもらえるかも怪しいところです。そのため、お礼状の効果を過信せず、別の部分で差別化を図りながら、お礼状を有効的に活用しましょう。

3．志望度で考える

最後の観点は「インターン先の企業への志望度」です。インターンに参加するということは、ある程度の興味・関心、もしくは就職したいと考えている人も多いでしょう。そういった場合は、ほかの学生との差別化をし、企業へ自分自身を積極的にアピールする必要があります。

先ほどの「お礼状を出すメリットで考える」でも説明した通り、お礼状では人間性をアピールすることができます。しかし、確実なものではなく、「印象を与えることができる」程度のものです。

しかし、志望度の高い企業に対しては考えられることは全てやっておくべきです。採用枠が最後の1つとなった時、「そういえばこの子はインターン後にお礼状送ってきてくれた！」という言葉が出て内定が出るかもしれません。

就職活動は、今後の人生にも大きな影響を与えかねません。お見送りの連絡をもらってからでは遅いのです。自分のできる最善を尽くし、今後の就職活動につながるようなインターンになるよう心掛けましょう。

お礼状はいつ送る？

先ほど紹介した3つの観点から考え、「よし！お礼状を送ろう！」と思ったのはいいものの、送るタイミングはいつがいいのでしょうか？ここからは、お礼状の送るタイミングや送る際に役立つ知識を紹介していきます。

1．インターンが終わってから3日以内に送付する

お礼状を送るタイミングは「インターンが終わってすぐ」が最も好ましいタイミングです。

しかし、アルバイトや大学の課題などが溜まっていてすぐに取りかかれない場合もあるでしょう。そんな時は、「遅くともインターン最終日から3日以内」に送るということを頭の中に置いておきましょう。

また、郵便局の営業時間が短いので、大学生のみなさんは行くことが難しい場合もあるかと思います。しかし、切手はコンビニのレジでも買うことができます。忙しく面倒だと思うこともあるかもしれませんが、将来の自分への投資だと考え3日以内に送るようにしましょう。

2．遅いとなぜいけないのか

それではなぜ遅いといけないのでしょうか？これは書く側（学生）と受け取る側（企業）の目線で考えるとよくわかります。

まず、書く側の学生としては、インターン終了日から時間が経つにつれて体験した内容や学びに関する記憶が薄れてしまいます。そのため、思い出すために時間が割かれ、すぐに書けば必要のなかった無駄な時間がかかってしまします。

そして、受け取る企業側も学生について記憶が鮮明の時に受け取った方が、より強く印象に残ります。また大人数が参加するインターンの場合、時間がたってしまうと「こんな子もいた？」となってしまいます。そして、せっかく時間をかけて書いたにも関わらず、先ほど紹介したお礼状の効果が薄れてしまう可能性があるのです。

インターンや就職活動では、何事も「相手がどう感じるか。」を考え行動することが重要です。

お礼状は「手紙」と「メール」どちらで送る？

お礼状を送る手段として、「手紙」と「メール」があります。しかし、この2つにはどういった違いがあるのでしょうか？また、どういった使い分けをするのが良いのでしょうか？ここからはお礼状を送る際の手紙とメールのメリット・デメリットについて解説していきます。

1．手紙のメリット・デメリット

手紙のメリットは、『誠実さが伝わる』ことです。直筆で書かれた文字は、その人が持つ温かみや思いを書かれている文章以上に伝えてくれるものです。さらに、事前にしっかりと下書きをして丁寧な字で書けば、丁寧で誠実な印象を与えることができるかもしれません。

デメリットとしては、やはり『時間がかかる』ということです。

メールではネットに掲載されている例文をコピー＆ペーストすれば15分もかからずお礼状を作成することができます。それと比べ手紙は手書きになるので、早くても1時間程、長いと2時間を超える時間がかかってしまいます。

さらに郵送する手間なども考えると、メールとは比べ物にならない時間がかかります。また、郵送するということは送料がかかるため、これも1つのデメリットです。しかし手紙で送ることによって、メールでは得られないメリットを得られることは確かです。

また、自分の字にコンプレックスに感じている人がいるかもしれませんが、「丁寧に書く」ことができれば全く問題ありません。字の綺麗さはあまり問題ではなく「丁寧に書こうとしているか否か」が読み手には伝わり、重要なポイントとなります。

逆に、雑な文字や急いだ文字も相手に伝わってしまう可能性があり、逆効果になってしまう可能性があるので気をつけましょう。

2．メールのメリット・デメリット

メールのメリットは『短い時間で作成できる』ことです。Wordなどに内容を打ち込み印刷すれば、手紙のように間違えてはじめから書き直すということも起きません。急いでいる時や、多くの企業にお礼状を送りたい時などにはおすすめです。

しかし、デメリットもあります。手紙のメリットの裏返しになりますが手紙と比べると『誠実さが伝わりづらい』です。受け取る側もメールだとお礼状を簡単に作成できることはわかっています。

そのため、ほかの学生との差別化や自分のアピールをしっかりしておきたい場合は、メールではなく手紙の方が賢明です。

3．印象が良いのは圧倒的に「手紙」

手紙とメールを比べると、やはり手紙の方が圧倒的に好印象です。先ほども述べた通り、受け取った企業側が抱く印象が全く違います。自分の誠実さや丁寧さを伝えたい企業や志望度が高い企業に対しては、必ず手紙でお礼状を書くようにしましょう。

お礼状は誰にあてて書く？

インターン中にお世話になった方が多く、誰にあててお礼状を書くべきなのか迷う人も多いでしょう。ここからはお礼状の宛先の決め方と、具体的な書き方について解説していきます。

1．宛先を決める方法

お礼状を誰にあてて書くかについては、「インターン中の状況」と「あなたの気持ち」の2つが判断基準です。

まず、「インターン中の状況」については、簡単に言うと「誰にお世話になったか」ということです。ほぼ1人の社員の方としか関わりがなく、マンツーマンで教えていただいた場合は、その方1人で問題ありません。しかし、1つ部署に所属し複数の社員の方にお世話になった場合は、部署全体にあてて書く方が良いです。

しかし、この2つ状況が組み合わさったような場合も多いかと思います。部署に所属しながら、学生を担当の社員の方が1人いるという状況です。ここで出てくるのが、「あなたの気持ち」です。この企業に対する思い入れや志望度が高い場合は、お世話になった社員の方1人に1通、部署全体に1通、合計2通を送れば、気持ちや姿勢が伝わるでしょう。しかし、時間がなく2通も用意できない場合は、部署全体にあてて1通にまとめて送るのが無難です。

ただ、1通にまとめて送る場合でも、本文の中にお世話になった社員の方の名前を出すなどの配慮ができると、より丁寧で気持ちが伝わるお礼状になります。

2．宛先の具体的な書き方（1人／部署全体）

お礼状の宛先の書き方は、宛先が1人か複数かによって書き方が変わってきます。

まず、1人に書く場合は、『会社名』『部署名』『役職名』『名前（フルネーム）』を記載します。名刺をもらっていた場合は全てかけるかと思いますが、名刺がなく失念してしまった場合は、連絡を取り合っていたメールの署名を確認するようにしましょう。また、社名を記載する際は「前株」「後株」といわれる、「株式会社」が社名の前か後かは間違えないように必ず確認しましょう。

<例>〇〇株式会社　□□部　■■（役職）△△　△△様

部署全体に送る場合は、『会社名』『部署名』の後ろに『御中』をつけるようにしましょう。『御中』とは、企業や部署などの団体に向けて送る際に使用する、個人につける「様」のような役割を果たす言葉です。また、「様」と「御中」は一度に使うことはないので、使い方には気を付けましょう。

<例>〇〇株式会社　□□部　御中

お礼状はどうやって書く？

スマートフォンが当たり前のように使われるようになってから、手紙を書くことやメールを送る頻度はかなり減ったかと思います。

そんな中でお礼状を書くのはとても不安な要素が多いと思います。そこでここからは、お礼状の書き方を手紙とメールに分けて、細かく解説していきます。これを見れば誰でも簡単にお礼状を書くことができるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

1．手紙

先ほども述べた通り手紙でお礼状を書く場合は、時間がかかります。そのため、まとまった時間を取って書くようにしましょう。また、必要なものは、油性ボールペン、B5判の便箋（縦罫線・白無地）、縦長の「長形4号」の封筒の3つです。すべて100円ショップで購入することができるので、一度買っておくと便利です。また、郵送のための84円切手も用意しておくとすぐにポストに投函できるのでおすすめです。

①本文の書き方

本文は形式が決まっているので、そこに内容を当てはめていくようなイメージです。そのため、本文の内容が浅いとありきたりなお礼状になってしまうので、具体的な経験や学びを書くようにしましょう。

頭語

一般的な手紙でも使われる「頭語」でお礼状は始まります。聞いたことはあるかと思いますが、主に「拝啓」を使用します。

時候の挨拶

頭語の後に書くのが、「時候の挨拶」です。季節について触れた上で、送る相手の健康や安否を気遣う言葉が続きます。季節ごとに適切な挨拶があるので、ネットで調べながら書いていくとスムーズです。

<例文>初晴れではじまった本年。貴社には、ますます幸多き年になられる吉兆とお喜び申し上げます。

（1月の上旬に送る場合の時候の挨拶）

名乗る

時候のあいさつの後は、自分自身が何者かということについて書きます。主に「インターンの期間」「大学名」「学部」「名前」を記載します。

<例文>〇月〇日から〇月〇日までインターンシップに参加させていただいておりました、□□大学　□□学部　□□学科の△△ △△と申します。

インターンに対するお礼

ここでは、インターンに参加させていただいたことに対しての感謝を伝えます。

<例文>この度は〇ヵ月という長い期間にわたり、たくさんの貴重な経験させていただき誠にありがとうございました。

印象に残ったエピソードと学び

ここでの内容が、ほかの学生のお礼状との差別化ができるポイントです。インターンの中で、印象に残った経験を具体的に書き、そこからどういったことを学び、その学びを今後どのように活かしていくかなどの意気込みを書くことができれば、好印象を与えることができます。

<例文>

インターン〇日目に○○様の営業に同行させていただいた際は、大変貴重な学びの機会となりました。（エピソード）

特に〇〇様の△△△△は、自分自身に足りない部分でもあったので、とても勉強になりました。（学び）

この学びを□□□や×××などで活かし、社会人になるまでに少しでも成長できるよう、努力を続けていきたいと思います。（学びをどう生かすか、今後の意気込み）

結びの挨拶

エピソードの後は、結びの挨拶で締めくくります。相手の今後の発展や活躍などを祈る気持ちを書き、最後まで相手を思いやる気持ちを表します。また、結びの挨拶は送る相手が1人か部署全体かによって、少し変わってくるので気を付けましょう。

<例文>

1人に向けて送る場合：貴社の益々のご発展と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

部署に向けて送る場合：貴社の益々の発展と〇〇部のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

結語

結びのあいさつの後は、頭語で始めた手紙をしめるための役割をもつ「結語」を書きます。頭語を「拝啓」とした場合は「敬具」を使うようにしましょう。

日付

結語の後は1行間隔をあけて「お礼状を執筆した日付」を記載します。年については西暦ではなく和暦で書くのが一般的です。

署名

日付の後には、自身の署名を書きます。主に1行目に「住所」、2行目に「大学」「学部」「学科」「名前」を書きます。

宛先

最後には、宛先を記載します。先ほど、「2．宛先の具体的な書き方（1人／部署全体）」でも述べましたが、1人にあてて書くか部署全体にあてて書くかによって宛先の書き方が変わります。

<例>

1人の場合：〇〇株式会社　□□部　■■（役職）△△　△△様

部署全体の場合： 〇〇株式会社　□□部　御中

②封筒の書き方

封筒は、本文と比べて書く量が少なく短い時間で書くことができます。しかし、文字の大きさなどバランスが難しいので、下書きをしてから書くようにしましょう。

宛先

宛先は封筒の表面の右上から書きます。ビルの名前や階などを書くと2行になることもあるので、下書きで一度書いてバランスをとるようにしましょう。当たり前のことですが、宛先は正しく書かれていないとせっかく書いたお礼状も届きません。そのため、会社のホームページで住所を再確認するなどして、正しい住所を必ず書きましょう。

宛名

宛名は封筒の表面の中央部分に書きます。1人に送る場合は、封筒のセンターに大きな字で名前を、名前の右側に社名・部署名を書きましょう。そして部署全体に送る場合は、先ほどと同じように封筒のセンターに大きな字で部署名・御中を書き、その右側に社名を書きます。字の大きさは、センターに書く宛名が一番大きくなるように注意しましょう。

署名

署名は封筒の裏面左下に書きます。封筒の真ん中あたりに横書きで郵便番号を書き、その下に右から順に住所と名前を書いていきます。また、名前のみだとわかりづらく忙しい場合読んでもらえないこともあるので、大学名・学部名・学科目を書いておくと読んでもらいやすくなります。

③手紙でお礼状を書く時の注意事項

手紙を書く際の、注意点は主に4点あります。注意点は以下の通りです。

• 下書きをしてから執筆するようにする。
• 誤字脱字がないか下書きの時点で、必ず確認しておく。
• 鉛筆やシャープペンシル、消えるボールペンは避け、油性ボールペンを使用する。
• 間違えてしまった場合は、修正テープを使わずに新しい紙で書き直す。

少し面倒に感じてしまうかもしれませんが、これがビジネスにおける最低限のマナーとなります。まだ学生ではありますが、就職活動を行う中で、社会人としてのマナーやルールを身につけていくようにしましょう。

2．メール

メールは、手紙と比べるととても簡単に送ることができます。しかし、その分気持ちが伝わりづらいものでもあります。このことを念頭に置き、メリットを生かしつつデメリットを補えるような本文を書くように意識しましょう。また、誤字脱字などは印象が悪いので、完成後のチェックは必須です。

①件名の書き方

インターンで経験している人もいるかと思いますが、社会人になると毎日多くのメールが送られてきます。その中には急いで対応しなければならないものなどがあります。それと比べるとお礼状は優先順位が高いものではないため、それが分かるように件名を書いておくと親切です。

冒頭の【お礼】

件名には、「このメールの用件は何なのか」というが一度見ただけでわかるように工夫しましょう。冒頭に【お礼】などをつけると視覚的にもわかりやすいのでおすすめです。

大学名と名前

件名には、大学名と名前を書くようにしましょう。これも一度見ただけで、誰がどのような用件でメールを送ってきているのかがわかるように心がけましょう。用件の後にカッコ付で書いておくととても分かりやすいです。

<例>【お礼】インターンシップについて（〇〇大学〇〇学部△△ △△）

②本文の書き方

本文は手紙ほどではありませんが大まかな形式があります。また、流れは手紙と似ているので、手紙でお礼状を書いたことがあればメールではすぐに作成できます。しかし作成が簡単な分、本文の内容が浅ければほかの学生が送ったお礼状に埋もれてしまいます。

しっかりとお礼状の効果を発揮させるためにもインターンで経験したことを具体的に書くようにしましょう。

宛名

手紙とは違い、メールは相手の宛名から始まります。書く内容は手紙と同様で会社名・部署・役職・名前ですが、それぞれ改行するようにしましょう。

<例文>

1人に宛てたお礼状の場合：

〇〇株式会社

□□部

■■（役職）

△△　△△様

部署全体に向けて宛てたお礼状の場合：

○○株式会社

□□部　御中

名乗る

宛名の後は、自分自身が名乗りましょう。これは宛名とは違い、文章にしてインターンの期間・大学・学部名・学科名・名前を書くようにしましょう。

<例文>

お世話になっております。〇月〇日から〇月〇日までインターンシップに参加させていただいておりました、□□大学　□□学部　□□学科の△△ △△と申します。

インターンに対するお礼

具体的なエピソードを書く前に、インターンに参加させていただいたことについてのお礼を書きます。

<例文>

〇ヵ月という長い期間で、たくさんのことを経験させていただきました。

ご多忙の中、ご指導いただき誠にありがとうございました。

印象に残ったエピソードと学び

手紙と同様、ここがほかの学生と差別化するポイントです。自分が印象に残ったことなどに関する具体的なエピソードや学びについて書くようにしましょう。しかし、あまりにも長いと読みづらくなってしまうので、簡潔にまとめることも重要です。

<例文>

インターン〇日目に○○様の営業に同行させていただいた際は、大変貴重な学びの機会となりました。（エピソード）

特に〇〇様の△△△△は、自分自身に足りない部分でもあったので、とても勉強になりました。（学び）

この学びを□□□や×××などで活かし、社会人になるまでに少しでも成長できるよう、努力を続けていきたいと思います。（学びをどう生かすか、今後の意気込み）

結びの挨拶

最後にもう一度、インターンに参加させていただいたお礼を伝えるようにしましょう。また、メールでの連絡に関しての謝罪の言葉を添えられると尚良いです。

<例文>

この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

取り急ぎお礼申し上げたく、ご連絡いたしました。メールにて失礼いたします。

署名

最後は署名で締めくくります。自分の名前や住所はもちろん、大学名や学部名、連絡先を書いておくことが重要です。就職活動でのメールのやり取りでは、この署名は常に使うものなのでこの機会に作っておきましょう。

<例>

------------------------------------

□□大学　□□学部　□□学科

△△　△△（名前）

〒000-0000

〇〇県〇〇市〇〇町　〇番〇号

Mail：メールアドレス

TEL：最も連絡がつきやすい電話番号

------------------------------------

③メールでお礼状を書く時の注意事項

メールでお礼状を送る際の注意点は主に4点あります。注意点は以下の通りです。

• 送信前に誤字脱字がないか必ず確認する。
• ネットのコピー＆ペーストをそのまま使わない。
• 送付先のメールアドレスに間違いがないかしっかりと確認する。
• 返事のメールをいただけた場合は必ず返信する。

メールは手紙と比べ簡単に作成することができますが、そのせいでチェックが甘くなってしまうことがあります。また、送付先のメールアドレスを間違えてしまうと、情報漏洩とまではなりませんが社会人になってから同じミスをすると重大なミスになります。そのため、今のうちからメールアドレスのチェックをしっかりとすることを習慣づけておきましょう。

また、あまり多くはないかと思いますが、返事をいただけた場合は必ず返信しましょう。「お忙しい中、ご返信ありがとうございます。」など気遣いのある言葉を添えられると尚良いです。

まとめ

ここまで、お礼状を送る必要性や喜ばれるお礼状の書き方などについて解説してきました。

お礼状は必ず書かなければならないものではないものの、ほかの学生との差別化や自分自身の魅力をアピールすることができる、有効な手段であることは認識いただけたかと思います。また、インターンは就職活動の一環であり、ここでのお礼状が今後の人生を左右する可能性もあるのです。それを踏まえた上で、常に自分ができる最善を尽くすよう心掛けてください。

インターンシップが終了した達成感や疲労感に負けずに、将来の自分への投資だと思ってお礼状を有効活用してみてください。